VisualSale Software de CRM
Software de CRM Centrado en Ventas

Módulo de Centro de Contacto con el Cliente

Módulo de Centro de Contacto con el Cliente de VisualSale CRM. Esta funcionalidad permite la gestión de actividades de relacionamiento con clientes potenciales y actuales. Gestione sus actividades de CRM de forma efectiva con VisualSale CRM.

 

MÓDULO DE CENTRO DE CONTACTO CON EL CLIENTE (PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y ANÁLISIS DE ACTIVIDADES)

Una estrategia de CRM implica el desarrollo de interacciones con los clientes potenciales y actuales a través de diferentes canales. Podemos hacer uso del teléfono, el correo electrónico, las redes sociales y tal vez el más importante de todos en la relación entre empresas (B2B), las visitas presenciales y personalizadas. Existen tres procesos fundamentales en el desarrollo de interacciones con los clientes; la Planeación de las Actividades, la Ejecución de ese Plan de Actividades y el Análisis y Evaluación del proceso de relacionamiento con los clientes. VisualSale ofrece una serie de herramientas y de prácticas que ayudan a que todo el equipo comercial de su empresa está desarrollando un adecuado proceso de relacionamiento con sus clientes.

Una de las principales herramientas de trabajo del asesor comercial es el desarrollo de interacciones cara a cara con prospectos y clientes. Aprovechar al máximo estas reuniones es muy importante para el logro de los resultados de ventas. Queremos compartir con usted algunas recomendaciones relacionadas con las 3 fases de Visitas Comerciales Efectivas: Planeación, Ejecución y Seguimiento. Conozca en mayor detalle nuestras recomendaciones en la página de Visitas Comerciales Efectivas.

Proceso de Planeación de Actividades

El primer paso dentro de VisualSale CRM para poder implementar una adecuada estrategia de relacionamiento con los clientes es establecer o definir un Plan de Actividades. Depende mucho como su empresa defina este proceso, pero VisualSale le puede apoyar con la práctica de definir un plan y trabajar bajo una Políticas de Cubrimiento de sus Clientes por segmentos o grupos. El primer paso recomendado es definir las Políticas de Cubrimiento de Clientes.

Politica Cubrimiento Clientes VisualSale CRM.jpg

A través de la definición de una políticas claras de relacionamiento con los clientes, usted puede garantizar que se están llevando a cabo las acciones de cubrimiento que permitan fortalecer las relaciones con los clientes. Estas políticas las puede definir por grupos comerciales y por tipo o segmento de clientes. Así mismo puede establecer que tipo de actividad es la recomendada; llamadas, emails, visitas o tareas específicas.

Una vez que usted tiene definidas de forma clara sus políticas de cubrimiento, puede proceder a elaborar un Plan de Actividades de Relacionamiento con los Clientes. Nuestra sugerencia es establecer un marco de tiempo al inicio de cada periodo comercial (semana, quincena, mes, trimestre) para que cada uno de los ejecutivos comerciales desarrolle su Plan de Actividades. Recuerde que una de las competencias más importantes que todo ejecutivo comercial debe tener es la capacidad de planear. VisualSale le permite de una forma muy sencilla elaborar su Plan de Actividades a través de un calendario y con la opción de seleccionar y arrastrar, ir estructurando su plan de actividades.

Plan Actividades VisualSale CRM.jpg

El paso a seguir es documentar la actividad a realizar. VisualSale permite programar 4 categorías diferentes de actividades; llamadas, visitas, tareas con Personas y tareas internas. Dentro de estas categorías, usted puede definir el número de Tipos de Actividades que desee. Por ejemplo, dentro de la categoría de Visitas, usted podría crear varios tipos de ellas, tales como Visita de Conocimiento Inicial, Visita de Seguimiento Comercial, Visita de Demostración de Producto, Visita de Recuperación de Cartera, Visita Técnica, etc. Esta tipificación es muy importante para realizar después un análisis estadístico del uso del tiempo del equipo comercial. Veamos a continuación como se programa la actividad.

Programa Actividad en VisualSale CRM.jpg

Es importante anotar que no obstante que se recomienda la programación anticipada y planeada de actividades por parte del ejecutivo comercial, es muy posible que se generen nuevas actividades que no estaban programadas. En cualquier momento el asesor comercial podrá programar una actividad desde el Módulo de Empresas y Personas, desde el Módulo de Negocios y desde el Tablero de Control principal de VisualSale.

Proceso de Ejecución de Actividades

Una vez que se han seguido unas adecuadas prácticas para planear el uso del tiempo, programando de forma efectiva el cubrimiento a los clientes y el desarrollo de acciones que vayan encaminadas a lograr los objetivos comerciales, debemos proceder a ejecutar las actividades. Para esto VisualSale CRM cuenta con una sección en el tablero principal o Dashboard de Ventas en el cual le muestra permanentemente al ejecutivo comercial su programación de actividades, con el objetivo de que revise lo que tiene pendiente.

Actividades Dashboard VisualSale CRM.jpg

Otro punto de control muy interesante que ofrece VisualSale CRM es la visualización en un mapa de las actividades, ya sean las programadas o las ejecutadas. Esto puede ayudar al ejecutivo comercial a planear sus desplazamientos y optimizar el tiempo de acuerdo con su plan de trabajo. Esta funcionalidad se basa en el registro de las coordinadas de geolocalización de cada una de las Empresas.

Mapa Actividades VisualSale CRM.jpg

En el proceso de ejecución de una actividad, el ejecutivo comercial puede proceder a documentar los resultados de la actividad. El proceso es muy sencillo con el objetivo de no demandar mucho tiempo de la persona documentando este tipo de información. Incluso hay elementos que se documentan de forma automática, como fecha, hora y si está habilitado el control de georeferenciación, las coordenadas del sitio en el cual se realizó la actividad (esto es opcional). Veamos como se documento la ejecución de una actividad en VisualSale CRM.

Completa Actividad VisualSale CRM.jpg

Vemos en esta pantalla en elemento llamado Guión. Este es un componente que se puede parametrizar previamente y que se asocia al Tipo de Actividad y al Segmento de Cliente con el cual se están desarrollando actividades. El objetivo del concepto del Guión de Actividades es sugerir al ejecutivo comercial los pasos a seguir en la ejecución de un tipo de actividad específico. Este guión puede tener el paso a paso y los recursos disponibles que se sugieren utilizar en el desarrollo de esta actividad.

Guion y Paso Actividad VisualSale CRM.jpg

Una vez realizada una actividad, por ejemplo una visita, es posible generar un acta de dicha actividad e informar a diferentes personas, tanto del cliente como de la empresa sobre los resultados de la actividad y de los compromisos establecidos en la ejecución de esa actividad. Veamos un ejemplo del acta que genera VisualSale CRM.

Acta Visita VisualSale CRM.jpg

Proceso de Análisis y Evaluación de las Actividades Ejecutadas

Con el objetivo de conocer el impacto de las actividades ejecutadas en el desarrollo de relaciones efectivas con los clientes y del logro de los resultados comerciales, es necesario contar con las herramientas y con la información que permita hacer una evaluación del uso del tiempo y de los resultados obtenidos. VisualSale cuenta con un conjunto de reportes y de herramientas de BI (Business Intelligence) para realizar esta labor de análisis y evaluación. Veamos algunos ejemplos de estas herramientas.

Reporte Ejecutadas VisualSale CRM.jpg

Anexamos en la siguiente lista algunos ejemplos de reportes de análisis de planeación y ejecución de actividades:

Cumplimiento diario del Plan de Actividades
Análisis de la Ejecución de Actividades
Ejecución de Plan de Actividades
Comparativo Plan Ejecución de Actividades
Análisis de Actividades ejecutadas por la empresa

El siguiente es un ejemplo de uno de los tableros de análisis multidimensional a través del cual se puede realizar una revisión detallada por diversas variables de la forma como todo el equipo comercial está haciendo uso de su tiempo, llegando a una análisis detallado por persona.

BI Actividades Planeadas vs Ejecutadas VisualSale CRM.jpg

Si usted desea conocer en mayor detalle la forma en la cual VisualSale CRM le puede ayudar en la gestión de actividades de su equipo de trabajo o su grupo comercial y conocer en mayor detalle las mejores prácticas para implementar un proceso de gestión de las relaciones con los clientes CRM, no dude en contactarnos para coordinar una conversación al respecto.