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Visitas Comerciales Efectivas

VISITAS COMERCIALES EFECTIVAS. GUÍAS Y RECOMENDACIONES PARA REUNIONES DE VENTAS PRODUCTIVAS.

 
 

Una de las principales herramientas de trabajo del asesor comercial es el desarrollo de interacciones cara a cara con prospectos y clientes. Aprovechar al máximo estas reuniones es muy importante para el logro de los resultados de ventas. En esta sección presentamos  algunas recomendaciones relacionadas con las 3 fases de Visitas Comerciales Efectivas: Planeación, Ejecución y Seguimiento. CONOZCA MÁS.

¿Sabía usted que una persona puede hacer un juicio de otra, una vez que se conocen personalmente, en los primeros 7 segundos?

Si usted no genera una "Primera Buena Impresión" en una visita comercial, es muy probable que no tenga la oportunidad de volver a tener una reunión con esta persona otra vez. Por eso la importancia de poder generar la mejor impresión posible, brindando valor a su interlocutor, de tal forma que usted comience a crear una relación de confianza y credibilidad con esta persona. En la actualidad las personas en las empresas disponemos de muy poco tiempo para atender personalmente a otras personas y si lo hacemos es porque consideramos que la otra persona nos puede aportar valor en esa interacción. De otra forma, lo que hacemos es obtener la información necesaria a través de otros canales como la web, el teléfono o referencias de personas conocidas. Póngase en el lugar de un prospecto o cliente y trate de entender cual es la razón por la cual esta persona está dispuesto(a) a recibirlo a usted en una reunión cara a cara. Muy seguramente es porque usted está en la capacidad de agregar mayor valor de acuerdo con los intereses y necesidades de esa persona. Por esta razón, usted debe preparar muy bien cada una de las reuniones y visitas comerciales que realiza, de tal forma que su interlocutor sienta que si existe valor agregado y que estará dispuesto a volver a atender una visita suya. De lo contrario la persona sentirá que ha perdido su tiempo y no estará dispuesta a volver a hacerlo.

Las 3 fases para generar visitas comerciales efectivas

Si usted dedica una buena parte de su tiempo a llevar a cabo visitas presenciales de tipo comercial con sus clientes potenciales y/o actuales, le sugerimos utilizar las tres fases del proceso de desarrollo de visitas comerciales efectivas. Estas tres fases son:

1. Planificación de cada una de las visitas
2. Ejecución de la reunión de acuerdo con el plan
3. Seguimiento y tareas después de ejecutada la visita

 
Suena bastante sencillo y lógico. Desafortunadamente no siempre lo lógico es lo que hacemos y terminamos llevando a cabo nuestras visitas comerciales de forma rutinaria y sin lograr la efectividad que esperamos.


Planeación de Visitas Comerciales Efectivas

1. LA PLANEACIÓN DE UNA VISITA COMERCIAL EFECTIVA

UNA BUENA PLANEACIÓN SE BASA EN EL USO DE DOS ELEMENTOS CLAVE: ESTABLECER UN OBJETIVO CLARO DE LO QUE SE DESEA LOGRAR CON LA EJECUCIÓN DE LA VISITA Y MUY BUENA INFORMACIÓN SOBRE LA CUAL REALIZAR UN ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL CLIENTE, QUE PERMITA DEFINIR LA ESTRATEGIA A SER UTILIZADA EN LA EJECUCIÓN DE LA REUNIÓN. SIEMPRE ASIGNE EL TIEMPO NECESARIO PARA REALIZAR UNA BUENA PLANEACIÓN DE LA VISITA.

La fase de planeación de la visita comercial corresponde a una de las acciones críticas para lograr la efectividad de la visita. Lo que usted debe hacer en esta fase es preguntarse lo siguiente: 

¿Qué es lo que espero lograr como objetivo en la visita y cuál es la estrategia que debo seguir para lograr ese objetivo?

Recomendamos seguir un proceso de 5 acciones para realizar una buena planeación de la visita comercial:

1.  Definir el objetivo de la visita o reunión
2.  Realizar la investigación de información preliminar.
3.  Determinar la posición inicial que usted tiene en la reunión.
4.  Planeación de la estrategia a seguir en la reunión. (Esto incluye preparar las preguntas que desea realizar durante la visita).
5.  Análisis de las acciones previas.
 
Veamos a continuación algunas recomendaciones sobre cada una de estas 5 acciones.

1.1. Definir el objetivo de la visita

Hay que responder a la pregunta ¿qué debo lograr como resultado en esta visita comercial?

Debe existir un propósito específico que lleve a ejecutar la visita. Posiblemente esto obedece a una política comercial general de la empresa a través de la cual se hace uso de las visitas comerciales como mecanismo de mantener y fortalecer las relaciones comerciales con los clientes. 
En este caso es muy importante entender cuales son las políticas establecidas por la empresa para planear y ejecutar las visitas comerciales.

¿Tiene su empresa una política establecida y clara sobre el uso de las visitas comerciales como mecanismo de fortalecimiento de las relaciones con los clientes? Si es así, es necesario comprender cual es el objetivo que se busca cumplir con la ejecución de estas visitas. Elementos como la periodicidad de las visitas (semanal, quincenal, mensual, etc.), tipo de visita (comercial, cobro, mantenimiento, marketing, etc.) y contacto con el cual se desarrolla la visita pueden servir de base para definir con claridad el objetivo. Si es una visita de prospección, es necesario establecer cual es el resultado que usted espera obtener al final de la reunión. Con base en ese objetivo usted definirá la estrategia a seguir.

1.2. Investigación preliminar

Con esto nos referimos al hecho de poder contar con datos e información relevante asociada con el objetivo de la visita. Se habla de poder contar con una visión de 360 grados del cliente. Se debe recurrir a la investigación de información en fuentes primarias como pueden ser los sistemas de información internos como los ERPs, CRMs y sistemas de mercadeo. La empresa puede contar con un sistema de información estructurado que le permita poner a disposición de la fuerza comercial la información más relevante para la planeación de las visitas. Datos como el histórico de los pedidos, estado de la cartea de cobro, comportamiento de compra por líneas de productos, etc., pueden ser de alta utilidad al momento de planear las visitas. La información se puede complementar con fuentes de información secundarias, como pueden ser los sitios web de los clientes, publicaciones relacionadas con la industria del cliente, portales especializados, agremiaciones, etc. El ejecutivo comercial debe contar con el tiempo necesario para poder hacer un análisis de esta información antes de llevar a cabo la reunión. Con base en este análisis puede establecer una estrategia a seguir durante la reunión. 

1.3. Determinar posición inicial

Antes de comenzar una visita comercial es muy importante tener claridad sobre la posición inicial que se tiene de cara al interlocutor. Si es un cliente actual, es muy importante conocer con anticipación cualquier asunto pendiente que haya con este cliente. No es conveniente iniciar una reunión cuando el cliente tiene otros asuntos que lo preocupan, como algún reclamo o queja. Si estamos ante un nuevo potencial cliente, igualmente es muy importante conocer en que posición estamos inicialmente. Por ejemplo, podemos tener otro cliente en la misma industria que puede ser un referente importante para este prospecto. Podemos tantear al inicio que tan impactante puede ser este factor para ganar confianza en el proceso. Si hemos sido referidos por otro conocido, puede ser un punto de partida importante también. Por lo tanto, entender la posición inicial en la cual estamos en una visita comercial, nos puede ayudar mucho en determinar la estrategia a seguir. Entender el perfil de nuestro interlocutor también ayuda a determinar una posición inicial, Por ejemplo, si es una persona muy técnica, es necesario establecer una estrategia para poder comunicar nuestro mensaje en términos técnicos que llamen su atención. En resumen, determinar en que posición inicial nos encontramos es clave para definir la estrategia a seguir en la visita. Si no lo hacemos, se corre el riesgo de improvisar en el desarrollo de la reunión, lo cual puede generar un resultado totalmente imprevisto. Es mejor tener control de la situación analizando con anterioridad en que posición se parte al inicio de la visita comercial.

1.4. Planeación de la estrategia

Antes de llevar a cabo la visita usted debe tener claridad en la estrategia a seguir. Si ha desarrollado los 3 anteriores pasos con juicio, muy seguramente ya cuenta con toda la información necesaria para poder establecer su estrategia de desarrollo de la visita. Dependiendo del tipo de visita, del interlocutor y del objetivo a cumplir, usted está en capacidad de determinar la estrategia. Siempre defina una estrategia principal y una o dos alternativas, ya que usted no tiene una seguridad del 100% de que la visita tomará el rumbo que usted ha planeado. Recuerde que la estrategia no es otra cosa que la forma como usted espera cumplir el objetivo de la visita comercial. Ya sea una visita de cubrimiento, de cobro o de venta, usted necesita con prioridad definir una estrategia clara para lograr el objetivo.
 
En el caso de visitas de prospección, aquí la estrategia es más tratar de conocer al máximo información del potencial cliente y de identificar si existe una oportunidad de negocio. La estrategia más adecuada es contar con un conjunto de preguntas bien estructurado que ayuden a cumplir este objetivo. Muchas metodologías de venta como Solution Selling o Value Based Selling se basan en esquemas de preguntas para poder identificar y calificar una oportunidad de negocio.

1.5. Análisis de las acciones previas

Este es más un aspecto logístico que usted debe tener en cuenta antes de llevar a cabo la visita comercial. Asuntos como el lugar de la reunión, el material o elementos requeridos para usar en la reunión, la fecha y hora, el tiempo necesario para desplazamiento, la necesidad de contar con la asistencia de alguien más (por ejemplo alguien técnico que apoye temas que se tratarán en la reunión) y la información preliminar que se puede compartir con el interlocutor son solo algunos de los aspectos a tener presentes en la fase de planeación. No corra el riesgo de que su visita comercial fracase debido a una mala planeación de algún aspecto logístico, como por ejemplo fallas en el proyector de video, olvido de un conector de su computador o llegar tarde debido a problemas de tráfico. Trate de anticiparse a este tipo de eventos con una buena planeación.


Ejecución de una Visita Comercial Efectiva

2. ETAPA DE EJECUCIÓN DE LA VISITA COMERCIAL

UN BUEN PLAN PUEDE DERIVAR EN UNA BUENA EJECUCIÓN. HEMOS IDENTIFICADO 4 ACCIONES FUNDAMENTALES PARA EL DESARROLLO DE LA VISITA COMERCIAL. VALE LA PENA ANOTAR QUE PARTIMOS DE HABER HECHO UNA BUENA PLANEACIÓN DE CADA UNA DE LAS VISITAS COMERCIALES PARA NO PONER EN MAYOR RIESGO LA EJECUCIÓN DE LA MISMA. PRESENTAMOS A CONTINUACIÓN LAS RECOMENDACIONES DE LAS 4 ACCIONES.

2.1. Presentación e Introducción

El impacto inicial es clave para que la visita arranque correctamente. La introducción a la reunión es uno de los momentos más importantes debido a que solamente en 7 segundos una persona se hace una impresión de la otra. Una buena introducción puede estar conformada por:
a. Presentación personal
b. Entregar una tarjeta de presentación
c. Explicar brevemente el objetivo de la reunión
d. Hacer un breve resumen de los temas a tratar
Pueden existir diferencias culturales (geográficamente hablando) que impactan el nivel de formalidad con el cual se desarrolla una visita comercial. En caso de que sean reuniones con clientes recurrentes, es posible que el nivel de formalidad sea mucho menor y se pase directamente al objetivo y temas a tratar en la reunión.

2.2. Obtención de Información

Esta es una acción encaminada a entender en mayor profundidad las necesidades del cliente. Cuando se trata de una visita de prospección, esta es una de las etapas cruciales. Utilizar la "Escucha Activa" es bastante útil. Esto quiere decir que a través de preguntas formuladas de forma congruente, se lleva al interlocutor por una conversación a través de la cual vamos entendiendo y conociendo lo que necesitamos para identificar una potencial oportunidad de negocio. Esto está muy relacionado con la estrategia que se haya definido para el desarrollo de la visita en la fase de planeación. Si se está haciendo uso de una metodología de venta consultiva como CinCo o un método estructurado de visitas comerciales recurrentes con el uso de un "Guion de Visita", se debe tener en cuenta lo que estos procedimientos establecen para seguirlos en esta fase de la visita. Los guiones de visita son muy utilizados y generan una excelente productividad cuando son bien aplicados a las visitas.

2.3. Entrega de Información

La persona que lo ha recibido en esta visita también tiene un objetivo y usted debe ayudarlo a que lo cumpla. Por esta razón es necesario que usted genere valor en la visita. Muy seguramente lo puede hacer entregando información a su interlocutor. Para esto aplique algunas recomendaciones como las siguientes:
a. Siempre tenga a mano folletos y documentación (física o digital) para compartir con la persona
b. Utilice medios visuales de impacto como gráficos, videos, etc.
c. Tenga preparada información estadística y cifras que respalden sus argumentos. Sea concreto y utilice fuentes adecuadas para sustentar sus argumentos.
d. Domine las herramientas tecnológicas que le permitan compartir la información con sus contactos de forma productiva.
Es necesario coordinar muy bien con el área de mercadeo encargada de la producción de material para que este sea impactante, concreto y ayude de forma efectiva en la comunicación.

2.4. Establecer Compromiso

Esto es parte del objetivo de la visita comercial. Lograr un compromiso de parte del cliente es en gran medida uno de los objetivos que se persiguen con el desarrollo de una visita comercial. Algunas recomendaciones sobre este tema:
a. Recomendar un plan de acción
b. Acordar el "siguiente paso"
c. Siempre tener control de la acción a seguir
d. Ser proactivo
Los compromisos resultantes de la visita comercial deben estar alineados con el objetivo que usted había definido en la etapa de planeación. Trate que estos compromisos estén en esa línea, de otra forma puede estar perdiendo el foco en el logro del objetivo. Si usted queda comprometido(a) con la ejecución de tareas, cúmplalas, de lo contrario pierde la confianza del cliente.


Visitas Comerciales Efectivas Seguimiento

3. ETAPA DE SEGUIMIENTO DESPUÉS DE LA VISITA COMERCIAL

MUCHAS VECES EL ÉXITO DE LA VISITA COMERCIAL NO ESTÁ EN EL DESARROLLO MISMO DE LA VISITA SINO EN LOS COMPROMISOS QUE QUEDAN DESPUÉS DE LLEVADA A CABO LA REUNIÓN. POR ESTA RAZÓN ES MUY IMPORTANTE LA DEDICACIÓN Y CALIDAD CON LAS CUALES USTED CUMPLA LOS COMPROMISOS Y REALICE UN ADECUADO SEGUIMIENTO A LO ACORDADO EN LA VISITA COMERCIAL. IGUALMENTE IMPORTANTE ES CONTINUAR CON LA APLICACIÓN DE SU ESTRATEGIA DE CONTACTO Y MEDIR SI EL OBJETIVO TRAZADO PARA LA VISITA COMERCIAL HA SIDO CUMPLIDO O ES NECESARIO REFORZAR LA ACTIVIDAD CON ESFUERZOS ADICIONALES.

3.1. ACCIONES DESPUÉS DE LA VISITA COMERCIAL

Actúe de forma ágil y sorprenda gratamente a su contacto con información adicional o con algo que logre impactarlo de forma positiva. Estas son algunas recomendaciones para las acciones pos visita:

  • Confirme a través de un acta o un correo electrónico las conclusiones y compromisos
  • Cumpla con las tareas que quedaron establecidas
  • Haga seguimiento adecuado a los compromisos del cliente
  • Siempre direccione las acciones de acuerdo con el objetivo principal de las visitas comerciales
  • Mantenga en lo posible el control de la comunicación y del seguimiento de las acciones y compromisos

 El uso de la tecnología es fundamental para mantener un registro de todas las visitas y el seguimiento necesario. Haga uso de los sistemas de información como CRM y Automatización de la Fuerza de Ventas SFA para cumplir el ciclo de las Visitas Comerciales Efectivas. Planeación, Ejecución y Seguimiento. Si lo hace de la mano con el uso de un software de este tipo, muy seguramente la efectividad será mayor.


 

DIAGRAMA DEL PROCESO DE VISITAS COMERCIALES EFECTIVAS

En la siguiente gráfica se encuentra un resumen de las etapas y fases recomendadas para el desarrollo de Visitas Comerciales Efectivas.


 

DOCUMENTO DE TRABAJO DE VISITAS COMERCIALES EFECTIVAS

Si desea bajar un completo documento de trabajo en el cual se encuentra este diagrama y varios recursos adicionales para poner en práctica las técnicas para mejorar sus visitas comerciales, por favor haga clic en la imagen o en el botón que se encuentra abajo.